Вам шашечки или ехать?

Для суда - да, надо оформлять процессуально. Для внутренних разборок - хватает и прослушивания. Зачастую даже и в приватной обстановке.
А документировать на бумаге весь ход технических согласований... В любом деле надо искать баланс между надёжностью и точностью процедур и скоростью и удобством для исполнителей. И накладными расходами, кстати сказать.

Запись разговора на смартфоне, с последующим разбором, который потребуется не всякий раз, заметно дешевле найма стенографиста и составления протокола обсуждения замены каждой гайки.
И уж лучше иметь такой "черный ящик", к тому же работающий в автомате, чем не иметь ничего, или бумаги, оформленные «задним числом».